Wohnungsübergabe-Checkliste 2026: Der komplette Leitfaden für Vermieter und Mieter

Eine Wohnungsübergabe dauert im Schnitt 30 bis 60 Minuten – doch was in dieser Zeit dokumentiert (oder vergessen) wird, entscheidet oft über hunderte oder tausende Euro. Ob Kautionsrückzahlung, Schönheitsreparaturen oder Nebenkostenabrechnung: Das Übergabeprotokoll ist das zentrale Beweisdokument im Mietverhältnis. Diese Checkliste führt Sie Schritt für Schritt durch die perfekte Übergabe.

Vor dem Übergabetermin: Die richtige Vorbereitung

• Termin bei Tageslicht vereinbaren: Mängel an Wänden, Böden und Fenstern sind bei künstlichem Licht deutlich schwerer zu erkennen. Ideal ist ein Termin am Vormittag.
• Leere Wohnung: Die Übergabe sollte grundsätzlich in der vollständig geräumten und besenrein gereinigten Wohnung stattfinden – Möbel verdecken Kratzer im Parkett und Flecken an Wänden.
• Unterlagen bereitlegen: Mietvertrag, ggf. das Einzugsprotokoll vom Beginn des Mietverhältnisses, Liste der übergebenen Schlüssel und die letzten Zählerstände.
• Strom nicht vorzeitig abmelden: Für die Funktionsprobe von Licht, Herd und Klingel muss die Wohnung am Übergabetag noch mit Strom versorgt sein.
• Zeit einplanen: Mindestens 45 Minuten für eine 3-Zimmer-Wohnung. Unter Zeitdruck entstehen lückenhafte Protokolle.

Die Raum-für-Raum-Checkliste

Gehen Sie jeden Raum systematisch nach demselben Muster durch – von oben nach unten: Decke, Wände, Fenster, Türen, Boden, Heizkörper, Steckdosen und Einbauten.

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   Decken und Wände

   Farbe und Zustand notieren (z.B. „weiß, Raufaser, guter Zustand“). Achten Sie auf Dübellöcher, Flecken, Risse, Abplatzungen und Anzeichen von Schimmel – insbesondere in Raumecken, hinter Möbelstandorten und in Bad/Küche.

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   Fenster und Türen

   Öffnen und schließen Sie jedes Fenster und jede Tür (Funktionsprobe). Prüfen Sie Dichtungen, Griffe, Rollläden und Glasscheiben auf Beschädigungen. Auch Zimmertüren auf Kratzer und Bohrlöcher kontrollieren.

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   Böden

   Bodenbelag und Zustand je Raum festhalten (Parkett, Laminat, Fliesen, Teppich). Kratzer, Druckstellen, Wasserflecken und lose Leisten dokumentieren. Bei Parkett: Abnutzungsgrad des Versiegelungszustands notieren.

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   Heizung und Sanitär

   Alle Heizkörper kurz aufdrehen (Funktionsprobe), Thermostatventile prüfen. In Bad und Küche: Armaturen, Abflüsse (Wasser laufen lassen!), Silikonfugen, WC-Spülung, Duschkabine und Fliesen kontrollieren.

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   Elektrik

   Lichtschalter und Steckdosen stichprobenartig testen, Klingel und Gegensprechanlage prüfen. Fest verbaute Leuchten und deren Zustand notieren.

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   Einbauküche und Geräte

   Falls mitvermietet: Jedes Gerät einzeln prüfen (Herd, Backofen, Kühlschrank, Spülmaschine, Dunstabzug). Arbeitsplatten auf Schnitt- und Brandspuren kontrollieren.

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   Nebenräume nicht vergessen

   Keller, Dachboden, Garage, Stellplatz, Briefkasten und Balkon/Terrasse gehören ebenfalls ins Protokoll – sie werden am häufigsten übersehen.

Zählerstände, Schlüssel und Formalitäten

• Alle Zählerstände ablesen: Strom, Gas, Wasser (warm/kalt) und Heizung – immer mit Zählernummer und am besten mit Ablesefoto. Details dazu in unserem Artikel über Zählerstände und Schlüsselprotokoll.
• Schlüssel zählen und dokumentieren: Haustür, Wohnungstür, Keller, Briefkasten, Garage – Anzahl und Art jedes Schlüssels ins Schlüsselprotokoll aufnehmen.
• Neue Anschrift des Mieters notieren: Wichtig für die Betriebskostenabrechnung und die Kautionsabrechnung.
• Wohnungsgeberbestätigung ausstellen: Nach § 19 Bundesmeldegesetz muss der Vermieter dem einziehenden Mieter innerhalb von zwei Wochen eine Wohnungsgeberbestätigung für die Anmeldung beim Einwohnermeldeamt ausstellen.

Fotodokumentation: Das unterschätzte Beweismittel

Ein schriftliches Protokoll ist gut – ein Protokoll mit eingebetteten, datierten Fotos ist besser. Fotografieren Sie jeden Raum in der Übersicht und jeden dokumentierten Mangel im Detail. Wichtig: Die Fotos sollten direkt im Protokoll eingebettet und von beiden Parteien mitunterschrieben werden, damit sie später eindeutig zuordenbar sind. Lose Handyfotos ohne Bezug zum Protokoll haben vor Gericht deutlich geringeren Beweiswert.

Unterschriften und Verteilung

Das Protokoll wird von beiden Parteien (bzw. deren Bevollmächtigten) unterschrieben. Jede Partei erhält ein Exemplar – bei digitalen Protokollen genügt der PDF-Versand per E-Mail an alle Beteiligten. Ein von beiden Seiten unterschriebenes Protokoll hat eine starke Beweiswirkung: Was darin steht, gilt als einvernehmlich festgestellt. Und umgekehrt: Mängel, die nicht im Protokoll stehen, kann der Vermieter später nur schwer geltend machen.